Los eventos feriales son la oportunidad idónea para que las empresas comercialicen sus productos, capten nuevos clientes, como distribuidores o al detal; tengan la oportunidad de conocer sus nuevos competidores en su categoría y hagan alianzas estratégicas. Sin embargo, la organización de una feria requiere de varias pautas que determinarán su éxito.
Como punto de partida es necesario la definición del sector económico que convocarás a participar del evento. Esto permitirá establecer un objetivo, ya sea la comercialización al detal, posicionamiento, o la apertura a nuevos mercados internacionales.
También, debido a la complejidad de montaje que requiere una feria, el espacio elegido debe contar con las especificaciones técnicas necesarias. Desde El Centro de Eventos Valle del Pacífico, te listamos seis aspectos a tener en cuenta para la elección exitosa de los espacios.
- Altura y m2
Cada muestra comercial es diferente, por lo tanto, las especificaciones en m2 y altura para cada feria pueden variar. Sin embargo, este es un aspecto fundamental al momento de la planeación y organización de una feria. En consecuencia, es indispensable contar con un recinto, o venue, adecuado para albergar la capacidad total de stands deseados y hacer uso de arquitectura efímera.
También, es necesario que se cuente con la altura necesaria para realizar montajes a más de 2 metros de altura e instalación de tecnología, como pantallas u otros equipos; este es un factor determinante para el desarrollo de una feria.
Regularmente, cuando se planea una feria se inicia con una perimetría de los stands, estos suelen ser de 3 m de ancho por 2 m de alto; según las medidas son estándar en los eventos americanos. Sin embargo, pueden adaptarse dependiendo del espacio comercializado, los requerimientos de circulación para los expositores y la experiencia que se desee generar.
- Accesibilidad para montaje
El recinto o venue escogido debe contar con espacios que permitan el descargue de mercancías de los organizadores. Por ejemplo, el Centro de Eventos Valle del Pacífico cuenta con tres muelles para estacionar hasta 3 camiones y con la altura requerida para los mismos. Así como espacio de bodegaje para el almacenamiento de mercancía.
En algunas ocasiones es necesario el ingreso de maquinaria pesada o vehículos, para ello se deberán seguir las instrucciones sobre distribución de peso, los tanques de gasolina y el cubrimiento de sus llantas. Todo esto con el fin de evitar accidentes o contratiempos con el espacio designado.
También, es necesario que se cumpla el correcto manejo y disposición de los residuos al finalizar el montaje, esto deberá coordinarse según el reglamento de cada recinto, con el objetivo de que tu evento sea sostenible con el medio ambiente.
Otra recomendación es que crees un manual o reglamento para los expositores que te permita: aclarar las dudas sobre el venue, tiempos de montaje, desmontaje, ingreso de comidas, uso de bodegas y las medidas estándar de alturas para que tu muestra comercial sea organizada y se vea homogénea.
- Parqueadero
Este aspecto es fundamental. Los organizadores, expositores y asistentes deberán contar con un espacio de parqueadero para agilizar su ingreso y salida del recinto. Esto evitará congestiones y retrasos en las agendas, que los asistentes puedan sentirse seguros y no cuenten con límite de tiempo para recorrer la muestra comercial.
- Espacios de alimentación
Durante todo el evento, el recinto o venue debe contar con espacios de alimentación e hidratación. Este es un servicio muy importante para que tanto expositores como clientes se sientan cómodos durante el evento.
Por otra parte, algunas muestras comerciales requieren de degustaciones, para ello es necesario coordinar con el recinto el ingreso de estos alimentos o bebidas, ya que se deberá verificar ciertas condiciones reglamentarias como empaques, fechas de vencimiento, almacenamiento, entre otras.
- Fecha y horarios
La elección de la fecha no puede ser aleatoria. Evita que la fecha que selecciones coincida con otros eventos importantes de la ciudad.
Es crucial que al momento de definir el horario de tu evento tengas en cuenta las horas pico, que las personas puedan acceder a la feria en horarios por fuera de los laborales y que se cuente con servicio de transporte público hasta la hora de finalización. Si la muestra comercial tiene un cierre de cóctel o alguna actividad social; el recinto debe estar exento de restricciones horarias.
Se recomienda realizar un acuerdo con una empresa de taxis o aplicación, esto puede ser una excelente estrategia para evitar congestiones a la salida del evento.
- Otros servicios
En cuanto a otros servicios, es fundamental que el recinto cuente con la infraestructura necesaria para brindar acceso a internet, servicios de telecomunicaciones, mobiliario, decoración o servicio de impresiones de plóter o material POP. Tener estas facilidades te preparará para los imprevistos que se presenten en el momento de la feria.
Importante
No olvides ejecutar una medición al finalizar la feria. Esto te ayuda en la realización de otras ferias al conocer el impacto que se tuvo y el feedback de los asistentes; así como el alcance en medios de comunicación.
Desde el área comercial de Fenalco Valle, un ente experto en la planeación de Ferias, se destaca que lo más importante al momento de la planeación es la elección del recinto.
“El espacio escogido debe cumplir con comodidades y exigencias de un evento de dicha magnitud, como por ejemplo: cantidad de parqueaderos, ascensores, altura correcta para estructuras, disposición del personal, baños y demás” – Fenalco Valle.
El éxito de las ferias depende de la maleabilidad del recinto para las exigencias propias del evento.
El Centro de Eventos Valle del Pacífico, cuenta con características estructurales y de servicios necesarias para la producción de ferias nacionales e internacionales de alto nivel. Durante 14 años hemos recibido más de mil eventos, entre ellos ferias como Expomotor, Retail del Futuro, Cali Exposhow, Vivendo, Expoindustrial, Feria Fit, Bioexpo, entre otros.
La feria más reciente realizada en nuestro recinto fue Expoindustrial, un evento que se convierte en un aliado estratégico para el posicionamiento y comercialización de los productos y servicios de las empresas de ingeniería y la industria. Puedes revivir los mejores momentos del evento AQUÍ.
Cotiza tu feria con nosotros, somos la casa de los eventos que hacen historia.
