La Inteligencia Artificial (IA) ha dejado de ser un concepto futurista para convertirse en una herramienta presente en múltiples industrias, y la de los eventos no es la excepción. Hoy, congresos, convenciones y ferias alrededor del mundo están incorporando tecnologías inteligentes que permiten personalizar experiencias, agilizar procesos y generar información valiosa para organizadores y asistentes.
En la industria de reuniones, la IA está transformando la manera de planear, vivir y recordar un evento.
Según LinkedIn, en 2024 el 80 % de los organizadores de eventos afirmaron que la IA mejora los resultados de sus actividades, desde engagement hasta operaciones. Además, una guía sobre tendencias para 2025 destaca que la IA ya domina procesos como matchmaking, análisis predictivo y reconocimiento facial, y se espera que su adopción siga creciendo aceleradamente para próximos años.
¿Cómo aplicar la Inteligencia Artificial en la organización de eventos?
Desde la planificación hasta el seguimiento post evento, la IA ya no es solo una tendencia encaminada al futuro, es una herramienta real que permite hacer más eficientes los procesos y, al mismo tiempo, ofrecer experiencias memorables a los asistentes, ayuda a tomar decisiones basadas en datos y a demostrar resultados claros a patrocinadores y clientes.
Si eres un organizador de eventos, vamos a explorar cómo, cuándo y para qué usar la IA, y te daremos un ejemplo práctico de su aplicación.
El Web Summit, es uno de los eventos tecnológicos más grandes del mundo, ha implementado IA para mejorar la experiencia de los asistentes. Utilizando algoritmos avanzados, la aplicación del evento sugiere conexiones relevantes basadas en intereses y perfiles profesionales, lo que maximiza las oportunidades de networking y permite aprovechar al máximo el tiempo en el evento.
Aquí un análisis que pueden poner en práctica:
- Antes del evento: La IA analiza los perfiles de los inscritos y sugiere sesiones y contactos relevantes según sus intereses y objetivos profesionales.
- Durante el evento: Los asistentes utilizan una app que facilita el networking, recomienda conexiones relevantes y optimiza la agenda personal de cada participante.
- Después del evento: La IA genera reportes detallados sobre participación, satisfacción y oportunidades de mejora para los organizadores, permitiendo planificar la siguiente edición con datos reales.
Teniendo en cuenta el caso anterior resumimos las buenas prácticas en 4 puntos vitales para que un evento sea de alto impacto utilizando la Inteligencia Artificial:
- Informarse sobre herramientas de IA aplicables a eventos: apps de personalización, chatbots, registro inteligente y analytics.
- Incluir en sus RFP (solicitud de propuestas) preguntas sobre tecnología disponible en la sede.
- Visitar o hacer benchmarking con recintos que ya utilizan IA, para conocer su aplicación real.
- Entender que la IA no sustituye lo humano, sino que lo potencia: crea espacio para conectar, innovar y destacar.
El papel de la inteligencia artificial en los eventos del Valle del Cauca y el Centro de Eventos Valle del Pacífico.
El Valle del Cauca ya es reconocido como un destino anfitrión de eventos internacionales de gran impacto. Al incorporar tendencias como la IA en la industria de reuniones, la región se proyecta hacia un futuro en el que la innovación y la tradición se encuentran: una infraestructura de clase mundial, un talento humano excepcional y un entorno que valora la sostenibilidad.
El Centro de Eventos Valle del Pacífico, operado por Grupo Heroica, aporta a los organizadores, un tecnología y espacios adaptables que permiten implementar soluciones de IA, logrando optimizar el registro, personalizar agendas, mejorar el networking y realizar análisis en tiempo real.
Esto hace posible que cada encuentro combine innovación con la identidad cultural y gastronómica de la región, potenciando tanto la eficiencia operativa como la experiencia de los asistentes.
Fuentes de investigación:
https://www.cvent.com/en/blog/events/event-statistics?utm_source=ch
