En los últimos años, Colombia ha tenido una excelente evolución y posicionamiento como destino de reuniones en América.

“La recuperación que ha mostrado la industria de reuniones en Colombia nos permite ver con optimismo las proyecciones de este segmento, que genera cerca de $US2.450 millones anuales, lo que representa el 22,8% de los ingresos totales que recibe el país por el turismo. A junio de 2022, el país ya superó el total de eventos captados durante todo el año anterior, superando las expectativas planteadas desde las entidades de promoción y la Red Nacional de Burós”, señaló Gilberto Salcedo, vicepresidente de turismo de ProColombia.

Si tienes planeado realizar próximamente un evento, debes tener en cuenta los pasos que te brindaremos a continuación, ya que estos son importantes para el cumplimiento de los objetivos que te plantees. 

 

LA VISIÓN

Paso 1
Es importante que respondas las siguientes preguntas, para definir cuál será el objetivo de tu evento: 

• ¿Quieres aumentar las ventas de tus productos o servicios? 
• ¿Deseas lanzar un producto?
• ¿Quieres reunir a todas las personas que hacen parte de tu compañía?

Con la claridad de tus respuestas, podrás establecer el objetivo y así continuar con los siguientes pasos. 

Paso 2
Debes definir tus stakeholders; tener muy claro quienes son tus clientes, proveedores, colaboradores, clientes nuevos, gremios, accionistas datos de la industria y demás factores internos y externos que afectan de forma directa o indirecta tu evento y empresa.

Recomendación: Mantén actualizada tu base de datos

 

LA CREACIÓN

Paso 3

Tener claro las experiencias que quiero brindarles y establecer la ventaja competitiva. Para crear un evento exitoso, es valioso centrarse en la experiencia y cómo tocar las fibras de los asistentes para que el evento quede en la memoria de todos. 

• Agenda académica
• Conferencistas nacionales o internacionales 
• Participantes de muestra comercial
• Cuántos stands
• Shows
• Actividades de networking
• Actividades sociales
• Actividades turísticas

Recomendación: define tu ventaja competitiva; esta hace referencia a la característica única y sostenible en el transcurso del tiempo que no posea cualquier otra empresa que compita en el mismo mercado.

Paso 4

Definir que tipo de evento vas a ejecutar: ¿Será un evento académico, social, cultural?

Paso 5 

Definir la fecha y la duración. Este paso es vital, ya que se debe tener en cuenta cuánto tiempo estarán tus invitados en el evento; los demás eventos que hay en la ciudad, celebraciones o actividades en la industria; para así mismo definir si se realizará entre semana o será fin de semana. 

Esto es solo el inicio para poder estimar el tiempo de planeación de tu evento.

Paso 6
Definir el aforo. ¿Tu evento será masivo, VIP o tendrá aforos diferentes según tus actividades?  Esto hará que el proceso sea mucho más sencillo, ya que permite pensar en todas las necesidades que el asistente puede tener. 

Recomendación: cuando realices el paso 9 tu aforo podría cambiar.  

Paso 7

¿Qué personas claves invitaré para que el evento tenga el impacto que deseo?

Es de vital importancia conocer quienes podrían ser esos personajes públicos que podrían ayudar para apalancar el evento y llegar a nuevos ojos o al público objetivo que se pretende alcanzar, como a gerentes, socios y comunidad en general. 

Paso 8 

Realizar un cronograma de actividades. La planeación es una de las fichas claves al momento de desarrollar un evento, es por eso que un cronograma de actividades, te ayudará a organizarte mucho mejor y cumplir con todo lo establecido. 

Recomendación: recuerda incluir; responsables, tiempo de ejecución de las actividades, fechas de entregables y tipo de entregables. 

 

Ten en cuenta siempre que: “Lo que no se planea, no se controla”

 

LA REALIDAD

 

Paso 9 

Hacer un presupuesto. Es la hoja de ruta que te mostrará cuánta cantidad es la inversión monetaria o de los socios, y como se divide o se adjudica a diferentes rubros que componen el evento, de esta forma se logrará tener el control financiero.

Paso 10

Establecer un equipo o comité organizador. Esto con el fin de abarcar las diferentes áreas y cumplir con el cronograma establecido.

Recomendación: Estas son algunas personas claves que deberás tener en tu equipo: líder de comunicación y marketing, logística y operación, y financiero. 

 

LA INNOVACIÓN 

 

Paso 11

Haz un test para verificar que los temas y actividades son acordes al evento que deseas hacer. Pregúntate si la agenda y las actividades que se tiene planeada es de interés para tu público, para los ponentes, conferencistas, personalidades y demás. 

Paso: 12

Definir un plan de comunicaciones y mercadeo. Esto con el objetivo de realizar la estrategia de comunicación en diferentes canales, sean digitales o tradicionales. 

Recomendación: define tus herramientas o software para la convocatoria, invitaciones, cubrimiento, encuestas de satisfacción, relaciones comerciales, entre otros. 

Paso 13 

Escoger el recinto.

Debes tener en cuenta tu aforo, los metros cuadrados de los salones, las áreas para eventos sociales, servicios adicionales como parqueadero, alimentación, audiovisuales y acompañamiento durante tu evento. 

Recomendación: para eventos de más de 200 personas realiza degustación de los alimentos que te gustaría brindar durante el evento. 

 

“El país cuenta con 27 centros de convenciones y más de 450 hoteles con salones para eventos. Entre los recintos se destacan Ágora en Bogotá, el Centro de Convenciones Cartagena de Indias, el Centro de Convenciones y Exposiciones Plaza Mayor en Medellín, y el Centro de Eventos Valle del Pacífico, en el Valle.” – Procolombia

 

LLEGÓ EL MOMENTO

 

Paso 14

Iniciarás con la etapa de montaje de tu evento.

• Organiza horarios de trabajo para tu equipo, ya que serán muchas horas en el recinto.
• Ten en cuenta la contratación de alimentación para tu equipo operativo y logístico.
• Contratar un transporte particular, siempre será buena idea. 
• Ten un cronograma de horario de llegada de tus proveedores y entregas de sus montajes.

Es el momento

• Llega una hora antes que tus asistentes.
• Vive la experiencia de tus asistentes antes de abrir puertas, esto te ayudará a afinar los últimos detalles. 
• Confirma que los asistentes internacionales y nacionales vienen en camino.
• Al finalizar el primer día de evento, haz una retroalimentación con tu comité y define lo que no esperas que suceda al día siguiente. 

Ha finalizado

• Tener el cronograma de desmontaje siempre evitará costos adicionales 
• Tener presente que es importante ejecutar una actividad de retroalimentación como encuestas y/o sistemas de calificación durante y después del evento. Esto te permitirá tener un feedback real de lo realizado en el evento y tenerlos en cuenta al momento de realizar otro evento.

“Los eventos siempre tendrán imprevistos, no te preocupes. Si tienes líderes para las actividades, siempre habrá una solución”.

 

EL LEGADO

 

Paso 15

No olvides lanzar tu segunda versión del evento, esto creará más impacto en el sector al cual estás apuntando, ya que en cada versión, se permite tener un mejor posicionamiento y mejoras del mismo.

Recomendación: tu evento debe ser responsable social y ambientalmente; deja un legado en la comunidad.