En la industria de reuniones y eventos no basta con tener un buen escenario o una agenda llamativa; el éxito también depende de cómo se acompañe a los expositores y proveedores antes, durante y después de un encuentro. Este enfoque integral es la razón por la cual muchos recintos del mundo han desarrollado oficinas especializadas en este rol, conocidas como Oficinas de Atención al Expositor, que marcan una gran diferencia en la experiencia de cada evento que la requiere. En este blog te queremos contar qué es y qué aspectos tener en cuenta.
¿Qué es la Oficina de Atención al Expositor y por qué es importante?
La OAE no funciona simplemente como un punto de contacto informativo; se trata de una unidad que centraliza, coordina y acompaña todas las necesidades que pueden nacer en torno a los expositores de un evento, desde requisitos logísticos hasta servicios complementarios. En otras palabras, es un apoyo estratégico que permite que los organizadores se concentren en lo que más importa: maximizar su presencia, generar contactos y lograr resultados comerciales.
En el contexto de eventos en la tipología de ferias y exposiciones, los servicios ofrecidos a expositores suelen abarcar desde atención personalizada y logística de montaje hasta soporte en tecnología, decoración y flujo de visitantes, con el objetivo de facilitar su participación en un evento.
Diversos venues también demuestran que, al ofrecer soluciones integrales a expositores como atención personalizada, montaje, alimentación, decoración y flujo de visitantes, genera una experiencia más fluida y profesional para quienes presentan sus productos o servicios.
Buenas prácticas en atención al expositor reconocidas internacionalmente
La planificación y comunicación con expositores antes de un evento es una de las mejores prácticas que recomiendan expertos del sector. Por ejemplo, profesionales de eventos sugieren proveer información clara sobre logística y requisitos, incluso la diversidad de sus portafolios desde etapas tempranas para asegurar una participación alineada con las expectativas de cada marca.
Además, muchas exposiciones y convenciones globales cuentan con servicios que atienden directamente las necesidades del expositor desde pre evento hasta el desmontaje, con el fin de que puedan enfocar sus esfuerzos en generar relaciones y resultados.
Este tipo de acompañamiento se considera una buena práctica porque reduce la complejidad operativa y ayuda a crear un contexto más confiable y organizado que favorece tanto la experiencia de los participantes como la reputación del evento.
El valor de una OAE bien estructurada
Tener una OAE no solo mejora la operación, agrega valor a la percepción del expositor y del organizador, genera confianza en el recinto y refuerza la profesionalización del sector. Cuando se responden las necesidades de manera eficiente, también se impulsa la intención de participación en futuras ediciones del evento, lo que fortalece la relación entre los recintos y las marcas que eligen sus espacios.
En resumen, una Oficina de Atención al Expositor bien pensada y ejecutada se convierte en un elemento diferenciador para cualquier recinto que aspire a destacarse en la industria MICE, aportando claridad, acompañamiento y una experiencia enfocada en resultados para cada exposición.
Cómo funciona la OAE en el Centro de Eventos Valle del Pacífico
En el Centro de Eventos Valle del Pacífico, operado por Grupo Heroica, la Oficina de Atención al Expositor ha sido consolidada como una unidad estratégica que acompaña a expositores y organizadores en todas las fases del evento.
Nuestro objetivo no es solo atender solicitudes, sino articular soluciones completas que optimicen la presencia comercial de cada expositor, facilitando servicios que van desde alimentos y bebidas hasta conectividad, mobiliario y apoyo logístico especializado.
Esto significa que, más allá de ofrecer un espacio físico, la OAE acompaña al expositor con:
- Información precisa y puntual sobre logística y requerimientos del recinto.
- Apoyo en temas operativos y técnicos, alineando expectativas desde el principio.
- Coordinación con otros servicios del CEVP para que cada stand o participación tenga lo que necesita para ser exitoso.
Este enfoque integral permite que los expositores se enfoquen en sus objetivos comerciales, mientras el Centro de Eventos garantiza un desarrollo organizado, coherente y profesional del evento.
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Fuentes:
https://www.exposition-services.com/exhibitor-services/
https://valledelpacifico.co/oficina-de-atencion-al-expositor/
