Los eventos corporativos son una forma de comunicación eficaz. Para una organización, los eventos pueden representar espacios de networking que permitan expandir la red de contactos, fidelizar clientes, dar a conocer productos o generar cohesión entre los colaboradores.
Pero, el proceso de organizar un evento puede ser un reto si no cuentas con el apoyo de expertos en el tema. Por ello, el primer paso para organizar tu evento corporativo es asesorarte. Encontrar la persona idónea y con la experiencia necesaria, podría ahorrarte tiempo y recursos.
En segundo lugar, es necesario comprender que un evento corporativo debe hacer parte de una estrategia de comunicación para el cumplimiento de un objetivo específico. La determinación de un objetivo trae consigo la definición del público, ya que, no todos los eventos funcionan para todos los públicos.
Si nuestro evento es un lanzamiento de producto, tal vez sea necesario invitar a la prensa, mientras que, si es una socialización estratégica, solamente requiere trabajadores y proveedores.
Una vez tenemos claros nuestros objetivos, podemos pensar en fecha y hora. La elección del momento es fundamental para que nuestro objetivo no se vea afectado por aspectos que no podemos controlar. Por ejemplo, si nuestro evento es al aire libre, debemos pensar en evitar las épocas de lluvia; también, si nuestro objetivo es la entrega de algún premio o distinción, probablemente sea más adecuado en horas nocturnas con una cena de gala o coctel, que puede incluir un show.
Este paso nos lleva a escoger el lugar adecuado. Es muy importante que el espacio se adapte a las necesidades del evento; asimismo que cuente con el equipo humano y tecnológico idóneo para que todo funcione a la perfección.
No olvidemos los recursos audiovisuales, seguridad, decoración, alimentos y bebidas, y todo aquello que tu evento requiera para cumplir su objetivo. Nuestro recinto cuenta con servicios adicionales donde podrás solucionar estos temas rápidamente.
Con todo lo anterior definido y cotizado, vas determinando un presupuesto. Este va cambiando dependiendo de las posibilidades de tu empresa y el objetivo del evento. Tener claro este punto, nos alinea a unas expectativas y oportunidades específicas y reales. El presupuesto puede afectar positiva o negativamente la cantidad de invitados, el menú, la decoración, entre otros.
Por último, pero no menos importante; define una estrategia de comunicación de acuerdo a tu evento.
Toda acción de comunicación, requiere gestión.
Si es abierto al público, usa marketing digital y mueve tus redes sociales. Si es un evento corporativo cerrado, piensa en canales de comunicación interna con tus grupos de interés.
El proceso de organización de un evento corporativo puede ser estresante, pero con aliado estratégico puede aliviar las cargas.
¿Lo sigues pensando? Contáctanos, déjanos asesorarte para que tus grandes ideas se vuelvan eventos inolvidables. En nuestro recinto, contarás con el apoyo constante de una coordinadora de cuenta.
